Bộ Nội vụ cho biết, tại thời điểm năm 2004, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP chủ yếu quy định đối với việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trên vật mang tin là giấy. Tuy nhiên, sau khi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được ban hành, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và trong công tác văn thư nói riêng ngày càng được đẩy mạnh. Nhiều văn bản được ban hành kịp thời để tạo hành lang pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Tuy nhiên, sau 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP đối chiếu với quy định của các Luật có liên quan và thực tiễn công tác văn thư, còn những vấn đề phát sinh trong thực tiễn chưa được quy định hoặc quy định chưa phù hợp tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP gây khó khăn cho quá trình triển khai thực hiện như: Những nội dung chưa được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: khái niệm và cách sử dụng các hình thức văn bản hành chính; giá trị pháp lý của văn bản điện tử; bản gốc văn bản điện tử; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử; hình thức lưu văn bản điện tử; các quy định về sao văn bản như: quy định về sao từ văn bản điện tử ra văn bản giấy; quy định về sao từ văn bản giấy ra văn bản điện tử; quy định về trích sao văn bản điện tử; quy định các yêu cầu chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành về trách nhiệm của cơ quan cung cấp Hệ thống; quy định về quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử; quy định về lập hồ sơ trong trường hợp gồm cả văn bản tài liệu giấy, văn bản tài liệu điện tử để đảm bảo giá trị pháp lý, tính toàn vẹn của văn bản, tài liệu trong hồ sơ và cải cách thủ tục hành chính; quy định về quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số trong công tác văn thư.
Ngày 22/6/2015, Quốc hội đã thông qua Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, sau đó ngày 14/5/2016 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 đã quy định một số nội dung mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính (thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính) có nhiều điểm chưa thống nhất.
Việc thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là cần thiết để tạo thuận lợi cho công chức, viên chức trong quá trình soạn thảo.
Với mục đích xây dựng, ban hành Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư nhằm thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, tăng cường thực hiện có hiệu quả việc quản lý các nghiệp vụ về công tác văn thư nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và xây dựng Chính phủ hiện nay.
Cụ thể: dự thảo Nghị định gồm 7 Chương, 36 Điều quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Chương I: Quy định chung.
Chương II: Soạn thảo và ban hành văn bản, gồm: hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày; soạn thảo và ban hành văn bản.
Chương III: Quản lý văn bản, gồm: quản lý văn bản đến; quản lý văn bản đi.
Chương IV: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Chương V: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật.
Chương VI: Quản lý công tác văn thư.
Chương VII: Tổ chức thực hiện.
Bộ Nội vụ đang lấy ý kiến góp ý của nhân dân đối với dự thảo này tại Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ. Xin mời xem dự thảo Thông tư và góp ý: Tại đây
Anh Cao