PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC ƯU TIÊN
TRONG NHU CẦU BỒI DƯỠNG CÔNG CHỨC Ở VIỆT NAM
Trong bối cảnh nền kinh tế đang chuyển đổi và xu hướng toàn cầu hoá ngày càng sâu rộng, các hoạt động của bộ máy hành chính không thể chỉ đi sau các cải cách về kinh tế, thậm chí chúng có thể trở thành lực cản đối với cải cách kinh tế nếu không có những bước tiến mạnh mẽ lên phía trước, khai thông các lực cản về mặt thể chế, tổ chức, điều hành của nhà nước để phát triển kinh tế. Trong bối cảnh đó, cải cách hành chính được đặt thành trọng tâm của công cuộc đổi mới ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.
Đào tạo, bồi dưỡng công chức là một trong các vấn đề then chốt của cải cách hành chính. Đào tạo công chức là giải pháp cơ bản để nâng cao năng lực làm việc của công chức đáp ứng các yêu cầu mới. Trong thập kỷ qua, Chính phủ Việt Nam đã xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức và dành nhiều sự quan tâm về chính sách, chế độ và kinh phí cho việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức.
Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức vẫn còn nhiều bất cập. Việc đào tạo, bồi dưỡng mới tập trung vào cung cấp các kiến thức lý thuyết đầu vào, mà chưa chú trọng đến việc chuyển giao và áp dụng kiến thức đó trong thực tiễn. Nói cách khác, việc đào tạo, bồi dưỡng được tiến hành không gắn với yêu cầu phát triển các năng lực cần có của công chức, vì vậy mà hiệu quả đào tạo còn rất hạn chế.
Để đổi mới một cách căn bản hoạt động đào tạo theo định hướng đào tạo trên cơ sở năng lực, vừa qua Học viện hành chính Quốc gia đã bước đầu triển khai việc xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng dựa trên cơ sở phân tích chọn lựa các năng lực cần có của cán bộ làm công tác quản lý.
Đối tượng được lựa chọn làm thí điểm để xác định nhu cầu đào tạo là các công chức quản lý cấp trung (từ trưởng phòng đến vụ trưởng).
Mục tiêu đặt ra là thiết kế khoá học nhằm cung cấp cập nhật các kiến thức, kỹ năng cho công chức làm quản lý để giúp họ nâng cao năng lực ở vị trí công tác của mình.
Đây là một khoá học ngắn hạn (khoảng 3 tháng), vì vậy, khác với các khoá đào tạo cơ bản, có hệ thóng về hành chính công, khoá học này tập trung vào việc bồi dưỡng những năng lực cần thiết của một người quản lý.
Để thực hiện việc đánh giá nhu cầu trên cơ sở năng lực, Học viện thành lập một nhóm nghiên cứu bao gồm các cán bộ của Học viện. Nhóm này được trang bị các kiến thức cần thiết về mục tiêu, yêu cầu, nội dung và phương pháp nghiên cứu.
Quy trình xác định năng lực gồm có 5 bước cơ bản:
Bước 1: Thu thập dữ liệu về các hoạt động thực tế của người quản lý
Các nhà quản lý được triệu tập lại và chia thành các nhóm 10 người để tiến hành các hoạt động tương đồng. Mỗi nhóm do một hướng dẫn viên điều hành. Bước này bao gồm các công đoạn sau:
- Mô tả hoạt động: các thành viên trong nhóm mô tả một cách ngắn gọn những công việc mà họ thực hiện trong công việc của mình. Mỗi hoạt động được viết lên một tấm bìa và đính lên tường. Chúng tôi đã liệt kê được 131 loại hoạt động khác nhau của nhà quản lý.
- Phân nhóm các hoạt động: các thành viên trong nhóm tự quyết định sắp xếp các tấm bìa theo các nhóm tương tự nhau và đặt tên cho mỗi nhóm hoạt động. Mỗi nhóm đó được coi là một chức năng. Kết quả chúng tôi hình thành được 12 chức năng thuộc về lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
Bước 2. Lập phiếu điều tra về năng lực của nhà quản lý
Trên cơ sở liệt kê các chức năng và các hoạt động thuộc mỗi chức năng, chúng tôi hình thành phiếu diều tra về tần suất và mức độ khó khăn của từng hoạt động đã được điều tra. Phiếu diều tra gồm hai phần:
1. Anh chị thực hiện công việc này có thường xuyên hay không?
|
TT
|
Chức năng và hoạt động
|
Rất thường xuyên
|
Thường xuyên
|
Thỉnh thoảng
|
Hiểm khi
|
Không bao giờ
|
|
I
|
Lập kế hoạch theo kết quả đầu ra
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Xác định đầu ra cần đạt được
|
|
|
|
|
|
2. Anh chị thực hiện công việc này có khó khăn không?
|
TT
|
Chức năng và hoạt động
|
Rất dễ
|
Dễ
|
Bình thường
|
Khó
|
Rất khó
|
|
I
|
Lập kế hoạch theo kết quả đầu ra
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Xác định đầu ra cần đạt được
|
|
|
|
|
|
Bước 3. Phân tích các dữ liệu thu được để xác định các chức năng nào có nhu cầu đào tạo lớn
- Nhóm nghiên cứu nhập dữ liệu vào một bảng riêng. Các câu trả lời được nhập bằng điểm. Tần suất thực hiện công việc được cho điểm theo thứ tự: điểm 1 đối với “rất thường xuyên” và điểm 5 - đối với “không bao giờ”. Về mức độ khó khăn, điểm 1 đối với “rất dễ” và điểm 5 - đối với “rất khó”.
- Tính hệ số trung bình của cả nhóm đối với 2 câu hỏi về tần suất và mức độ khó. Từ đó tìm ra hiệu số của chúng.
Ví dụ:
|
Chức năng của nhà
quản lý
|
Các hoạt động của nhà quản lý
|
Tần suất thực hiện
|
Mức độ khó
|
Hệ số chênh lệch
|
|
Quản lý tài chính
|
Xây dựng quy chế sử dụng kinh phí nội bộ
|
3,00
|
4,25
|
-1,25
|
|
|
Xây dựng đề án khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính
|
3,00
|
4,20
|
-1,20
|
Hiệu số càng lớn, chứng tỏ công việc này được thực hiện thường xuyên và với mức độ khó cao. Đồng thời, chúng tôi cũng quan tâm dến những hoạt động có mức độ khó cao dù chúng không được thực hiện thường xuyên, bởi vì chúng cũng cần được quan tâm đào tạo cho các nhà quản lý.
Bước 4. Thiết kế chương trình đào tạo dựa trên cơ sở các năng lực cần thiết.
Từ các chức năng đã được xác định ở trên, chúng tôi hình thành một năng lực tương ứng của nhà quản lý. Trên cơ sở đó, chúng tôi thiết kế chương trình đào tạo dành cho cán bộ quản lý. Mỗi năng lực được thiết kế thành một chuyên đề.
Với cách tiếp cận đi từ thực tiễn như trên, chúng tôi đã xác định được các ưu tiên trong nhu cầu đào tạo theo năng lực đối với cán bộ quản lý cấp trung ở Vệt Nam. Thành công của cách làm này là:
- Ở Việt Nam chưa có một công trình nghiên cứu nào xác định nhu cầu đào tạo dựa trên năng lực được tiến hành một cách bài bản như vậy.
- Với cách làm đó, chúng tôi có được một chương trình đào tạo khác biệt nhiều so với chương trình đào tạo của Học viện hành chính quốc gia hiện nay. (Song, kết quả đó lại tương đồng với kết quả của nhiều công trình khảo sát nhu cầu đào tạo dựa trên năng lực của thế giới). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, mặc dù các năng lực cần thiết cho nhà quản lý ở các nước là gần như nhau, song, nội dung đào tạo cho mỗi loại năng lực đó ở từng nước lại khác nhau căn cứ vào bối cảnh thực tế, trình độ của đội ngũ công chức và các yêu cầu của nền hành chính mỗi nước. Đó là lý do triển khai bước thứ 5.
Bước 5. Xác định các nội dung của mỗi chuyên đề theo yêu cầu thực tiễn
Để xác định đúng nội dung cần thiết này, đối với mỗi chức năng, chúng tôi xem xét hiệu số điểm cụ thể của từng hoạt động đã được phân tích ở trên. Các hoạt động có hệ số chênh lêch cao hoặc có mức độ khó cao sẽ được đưa vào nội dung của từng chuyên đề. Bằng cách đó, chúng tôi đã hình thành được nội dung của mỗi chuyên đề phù hợp với yêu cầu thực tiễn của nhà quản lý.
Từ kết quả khảo sát, chúng tôi đề xuất chương trình bồi dưỡng công chức quản lý cấp trung theo năng lực bao gồm các chuyên đề và các nội dung cần quan tâm trong mỗi chuyên đề như sau:
1. Lập kế hoạch theo kết quả đầu ra: Xác định các đầu ra mà đơn vị cần đạt tới, lập kế hoạch triển khai và quy trình thực hiện, xác định và tính toán các nguồn lực cần thiết, xác định các yếu tố tác động, các giải pháp để thực hiện kế hoach.
2. Tầm nhìn chiến lược: Tầm quan trọng của việc xây dựng tầm nhìn chiến lược, các căn cứ để xác định tầm nhìn chiến lược, bối cảnh trong nước, khu vực và quốc tế ảnh hưởng hưởng đến tầm nhìn chiến lược, tạo ra sự đồng thuận trong đơn vị về tầm nhìn chiến lược.
3. Quản lý tài chính công: Quản lý ngân sách theo Luật NSNN mới, xây dựng và thực hiện cơ chế khoán kinh phí quản lý hành chính, thực hiện công khai tài chính trong đơn vị… Đây là những vấn đề đang nổi lên bức xúc trong hoạt động tài chính của các tổ chức thuộc khu vực công.
4. Quản lý nhân sự: Vấn đề về giá trị của mỗi cá nhân trong tổ chức, kế hoạch nhân sự, định biên của tổ chức; công tác tuyển dụng, sử dụng, khen thưởng, đánh giá, đề bạt và đào tạo công chức.
5. Quản lý tổ chức: thiết kế tổ chức, xây dựng các mối quan hệ trong tổ chức, văn hoá tổ chức, phát triển tổ chức đáp ứng các yêu cầu mới.
6. Kiểm tra, giám sát trong tổ chức: tại sao phải giám sát, các nguyên tắc về kiểm tra, giám sát; xây dựng cơ chế kiểm tra; phương pháp kiểm tra; khen thưởng và xử phạt.
7. Quản lý chất lượng dịch vụ công: thiết lập các chuẩn mực về dịch vụ công, quản lý quá trình cung ứng dịch vụ công, công khai các thủ tục hành chính, thu nhận và trả lời ý kiến của khách hàng …
8. Kỹ năng lãnh đạo: tập trung vào những kỹ năng xây dựng nhóm làm việc, khuyến khích nhân viên, giao tiếp với bên ngoài, tổ chức cuộc họp, kỹ năng báo cáo và thuyết trình…
9. Phân cấp quản lý: sự cần thiết phải phân cấp quản lý, các tiêu chí xác định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cấp, các lợi ích và rủi ro trong việc phân cấp, cơ chế trách nhiệm và quyền lực trong phân cấp.
10. Giải quyết khiếu nại, tố cáo: ý nghĩa của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong thiết chế dân chủ và yêu cầu tăng cường trách nhiệm của nhà nước trước công dân, các yêu cầu và phương pháp giải quyết khiếu nại, tố cáo, các loại khiếu nại tố cáo thường gặp, căn cứ pháp lý để giải quyết, quy trình giải quyết.
11. Đạo đức công chức: Sự cần thiết xác định các chuẩn đạo đức công chức trong nền công vụ, các hiểm hoạ của sự xuống cấp đạo đức công chức (mà hệ quả là nạn tham nhũng hoành hành), giáo dục đạo đức công chức, cơ chế kiểm tra và phòng ngừa sự xuống cấp về đạo đức.
12. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chính: sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, xác định các nội dung cần tin học hoá, phương pháp đưa công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan, quản lý việc sử dụng công nghệ thông tin.
Chúng tôi nghĩ rằng các ưu tiên trong nhu cầu đào tạo công chức không phải là cái mà các lãnh đạo tự nghĩ ra và áp đặt cho người học, mà nó phải được đúc kết từ chính các hoạt động thường ngày của đối tượng học. Việc khảo sát nhu cầu đào tạo đi từ xuất phát điểm là mô tả hoạt động của nhóm đối tượng nhất định cho phép chúng ta tìm được các năng lực thực tế của người học và có thể xác định nhu cầu của họ một cách rõ ràng nhất.
Cách làm này cũng tạo điều kiện cho cơ sở đào tạo hướng tới đào tạo theo chức danh đối với từng nhóm đối tượng học viên nhất định chứ không phải cung cấp đại trà mọi kiến thức như nhau đối với các loại đối tượng khác biệt nhau. Đương nhiên, cách làm này có thể là khá mất thời gian và tốn thêm kinh phí. Song kết quả bước đầu chúng tôi thu nhận được là một lời giải quan trọng mở đường cho sự đổi mới chương trình đào tạo đội ngũ công chức hiện nay ở Việt Nam.