Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ năm 2024), được Quốc hội khóa XV thông qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 21/6/2024, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025. Cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành như Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, và Thông tư số 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2024 đã tạo hành lang pháp lý hiện đại, vững chắc cho công tác quản lý tài liệu điện tử.
Theo Bộ trưởng Phạm Thị Thanh Trà " tài liệu lưu trữ không những là tài sản quốc gia mà còn là tài nguyên rất phong phú, đa dạng về thông tin để phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế."
Thực trạng và sự cần thiết đổi mới
Theo quy định hiện hành (Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản liên quan), tài liệu điện tử được xác định là một bộ phận của tài liệu lưu trữ nhà nước và cần được quản lý thống nhất. Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy nhiều khó khăn, bất cập như: nhiều cơ quan, đơn vị chưa có kho lưu trữ điện tử chuyên dụng; phần mềm quản lý văn bản chưa tích hợp chức năng lưu trữ điện tử theo tiêu chuẩn; cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính,... chưa được kết nối, đồng bộ với kho lưu trữ điện tử hiện hành; việc áp dụng định dạng và siêu dữ liệu còn hạn chế; tài liệu điện tử chưa được tổ chức nộp lưu đầy đủ, dẫn đến nguy cơ thất lạc, mất thông tin, ảnh hưởng đến công tác quản lý, chỉ đạo điều hành và lưu trữ lâu dài; đội ngũ cán bộ còn thiếu và chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ điện tử; hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin chưa đáp ứng yêu cầu. Việc nâng cao chất lượng quản lý tài liệu điện tử không chỉ góp phần bảo đảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức mà còn là nội dung quan trọng trong quá trình xây dựng chính quyền điện tử, chính phủ số.
|
"Xây dựng một xã hội lưu trữ, một quốc gia lưu trữ"
Bộ trưởng Nội vụ Phạm Thị Thanh Trà cho biết, Luật Lưu trữ là luật chuyên ngành, nhưng có ý nghĩa chính trị, lịch sử, khoa học, văn hóa rất rõ. Theo Bộ trưởng, tài liệu lưu trữ không những là tài sản quốc gia mà còn là tài nguyên rất phong phú, đa dạng về thông tin để phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế.
Luật Lưu trữ lưu trữ nhằm hướng tới thúc đẩy chuyển đổi số, xã hội hóa lưu trữ, hướng tới xây dựng một xã hội lưu trữ, một quốc gia lưu trữ với sứ mệnh của tài liệu lưu trữ là phát huy giá trị phục vụ cho sự nghiệp phát triển đất nước.
|
Những yêu cầu mới đối với quản lý tài liệu điện tử
Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn đã đặt nền móng pháp lý toàn diện cho việc quản lý tài liệu điện tử, thể chế hóa các quan điểm, chủ trương của Đảng và Nhà nước về tham gia CMCN 4.0 và xây dựng Chính phủ số.
- Giá trị pháp lý: Luật Lưu trữ năm 2024 khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu điện tử trong mọi hoạt động.
- Khái niệm và phân loại rõ ràng: Luật quy định tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu. Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác. Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số (gồm tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số và bản số hóa tài liệu lưu trữ).
- Quy trình nghiệp vụ chi tiết: Chương III của Luật và Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định chi tiết về nghiệp vụ tài liệu điện tử, bao gồm thu nộp, bảo quản, sử dụng và hủy tài liệu điện tử. Các quy định cụ thể về chuẩn gói tin nộp (SIP, AIP) và sử dụng (DIP) cũng được quy định cụ thể.
- Kho lưu trữ số chuyên dụng: Luật và Nghị định quy định rõ về Kho lưu trữ số, bao gồm hệ thống hạ tầng kỹ thuật (hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin) và hệ thống phần mềm. Kho lưu trữ số phải đáp ứng các điều kiện như hỗ trợ nghiệp vụ, đảm bảo an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, và kết nối, chia sẻ. Quy mô Kho lưu trữ số được phân chia thành 04 mức độ dựa trên dung lượng dữ liệu và yêu cầu hạ tầng kỹ thuật.
- Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu: Luật yêu cầu xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đặc biệt là Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Các cơ sở dữ liệu này phải được kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật, với cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số được quy định chi tiết, rõ ràng.
- An toàn, an ninh thông tin và bảo mật: Luật và các văn bản hướng dẫn nhấn mạnh yêu cầu bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho Kho lưu trữ số và dữ liệu, bao gồm kiểm soát phân quyền truy cập, thiết kế hạ tầng đáp ứng yêu cầu tăng trưởng dữ liệu, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, độ tin cậy, an toàn bảo mật. Các hệ thống thành phần của Kho lưu trữ số phải tuân thủ quy định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ. Các giải pháp bảo mật tiên tiến, áp dụng chữ ký số, xác thực điện tử, phối hợp với các bộ, ngành liên quan để xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật và giải pháp bảo mật được chú trọng.
- Lưu trữ dự phòng: Việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ dự phòng theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt được quy định để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Tài liệu lưu trữ số phải được sao lưu ít nhất hai bộ trên các phương tiện độc lập, đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
- Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số: Luật khuyến khích ứng dụng công nghệ để công bố, triển lãm, tích hợp tài liệu lưu trữ số vào các hoạt động giáo dục, nghiên cứu, du lịch, văn hóa, hỗ trợ hoạch định chính sách. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có chức năng hỗ trợ các hoạt động này.
Quản lý tài liệu điện tử - Động lực cho chính quyền hai cấp và chuyển đổi số
Việc quản lý tài liệu điện tử theo Luật Lưu trữ năm 2024 là động lực then chốt để ngành lưu trữ thực hiện mục tiêu xây dựng hạ tầng lưu trữ số đạt chuẩn quốc tế, ứng dụng công nghệ hiện đại và đảm bảo an ninh dữ liệu theo định hướng của Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị. Triển khai kho lưu trữ số, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và kết nối với nền tảng số quốc gia là những bước đi thiết thực hiện thực hóa định hướng này.
Trong bối cảnh sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp (tỉnh và xã) đặt ra yêu cầu mới đối với công tác lưu trữ. Hệ thống lưu trữ điện tử phải bảo đảm quản lý tài liệu thống nhất, liên thông từ cấp tỉnh đến cấp xã, giảm phụ thuộc vào nhân lực truyền thống và hỗ trợ điều hành linh hoạt hơn.
Tài liệu điện tử giúp tiết kiệm chi phí, diện tích lưu trữ, giảm sử dụng giấy tờ, thân thiện hơn với môi trường, đồng thời tăng tính minh bạch, cải thiện dịch vụ công và hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần đóng vai trò nòng cốt trong quản lý dữ liệu địa phương, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phù hợp với quy mô và nhu cầu phát triển.
Việc triển khai đồng bộ hệ thống lưu trữ số là bước đi tất yếu để hiện thực hóa định hướng tại Nghị quyết 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.
Thách thức và giải pháp triển khai hiệu quả
Mặc dù khung pháp lý đã được thiết lập, việc triển khai quản lý tài liệu điện tử theo yêu cầu mới vẫn đối mặt với nhiều thách thức:
- Hạ tầng công nghệ: Nhiều địa phương, đặc biệt là cấp xã, còn thiếu hạ tầng số, trang thiết bị cần thiết cho việc triển khai số hóa và quản lý tài liệu số.
- Nguồn nhân lực: Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng và yếu về chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt tại cấp huyện và cấp xã; thiếu kỹ năng về công nghệ thông tin và nghiệp vụ số hóa.
- An ninh mạng: Nguy cơ rò rỉ dữ liệu và tấn công mạng đòi hỏi giải pháp bảo mật tiên tiến.
- Đồng bộ hóa và kết nối dữ liệu: Sự không thống nhất về tiêu chuẩn kỹ thuật giữa các hệ thống phần mềm hiện hành gây khó khăn cho việc tích hợp và liên thông theo chuẩn mới; việc chuyển đổi dữ liệu số hóa trước đây chưa theo chuẩn cũng là thách thức.
- Khó khăn về kinh phí: Đầu tư cho chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ đòi hỏi nguồn kinh phí lớn, trong khi ngân sách địa phương còn eo hẹp.
Để khắc phục những thách thức nêu trên, cần thiết phải tổ chức thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:
- Đầu tư hạ tầng: Phân bổ ngân sách cho việc xây dựng và nâng cấp kho lưu trữ số, trung tâm dữ liệu, mua sắm thiết bị số hóa chuyên dụng và phần mềm quản lý.
- Đào tạo nhân lực: Tăng cường chương trình bồi dưỡng kỹ năng số hóa, nghiệp vụ lưu trữ điện tử, và ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, đặc biệt ở cấp xã.
- Tăng cường bảo mật: Áp dụng chữ ký số, mã hóa và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an ninh mạng, phối hợp với các bộ, ngành liên quan để triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Chuẩn hóa và đồng bộ hệ thống: Ban hành các quy định kỹ thuật liên quan thống nhất, xây dựng lộ trình kết nối với Nền tảng Lưu trữ số quốc gia; có kế hoạch chuyển giao công nghệ hoặc cung cấp hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ thống nhất dùng chung toàn quốc có khả năng tích hợp, liên kết với các hệ thống khác.
- Tuyên truyền và nâng cao nhận thức: Đẩy mạnh phổ biến Luật Lưu trữ 2024, nâng cao nhận thức về tài liệu điện tử và giá trị của công tác lưu trữ.
- Đặc biệt, việc ứng dụng AI vào phân loại, lập mục lục, nhận diện nội dung, tra cứu, dự báo rủi ro hỏng dữ liệu và tự động hóa quy trình bảo quản sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động lưu trữ, thúc đẩy đổi mới sáng tạo, đưa ngành lưu trữ tiến gần hơn đến các chuẩn mực quốc tế, hội nhập, phát triển ngang tầm khu vực và thế giới.
Ảnh minh họa
Kết luận
Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn đã tạo ra một bước ngoặt quan trọng, thiết lập nền tảng pháp lý vững chắc cho việc quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam. Việc triển khai hiệu quả các quy định này trong bối cảnh CMCN 4.0, công cuộc tinh gọn bộ máy hành chính, tổ chức chính quyền địa phương hai cấp và đặc biệt là thực hiện Nghị quyết 57-NQ/TW chính là cơ hội để ngành lưu trữ vươn mình, phát triển mạnh mẽ. Bằng cách tập trung đầu tư, đào tạo, đảm bảo an ninh, chuẩn hóa và đồng bộ hệ thống, đồng thời nâng cao nhận thức, ngành lưu trữ sẽ không chỉ hoàn thành tốt sứ mệnh bảo tồn và phát huy giá trị của di sản thông tin quốc gia, mà còn trở thành một trụ cột quan trọng, đóng góp tích cực vào công cuộc xây dựng Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, phục vụ hiệu quả sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước./.