Điều 11. Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thủ tục trình giải quyết công việc
1. Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu:
a) Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm chỉ đạo lập hồ sơ công việc tại cơ quan, đơn vị mình, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật theo quy định.
b) Công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ tài sản, trang thiết bị, hồ sơ, tài liệu cho người thay thế hoặc Người đứng đầu cơ quan, đơn vị theo quy định. Nội dung bàn giao phải được thể hiện bằng văn bản, có biên bản bàn giao và có sự xác nhận của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị.
c) Các văn bản về nhân sự của các Bộ, ngành, địa phương gửi về Bộ Nội vụ phải trình Bộ trưởng cho ý kiến chỉ đạo trước khi giao các đơn vị chức năng thực hiện.
d) Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hoặc trước khi trình Bộ trưởng ký trình cấp có thẩm quyền phải thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1182/QĐ-BNV ngày 31/5/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
đ) Thứ trưởng giải quyết văn bản theo lĩnh vực được Bộ trưởng giao phụ trách hoặc uỷ quyền do các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ trực tiếp trình, nhưng sau đó phải chuyển lại Văn phòng Bộ để làm thủ tục phát hành theo quy định.
e) Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định chung của Nhà nước; có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho Văn phòng Bộ theo đúng quy định
g) Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, bảo mật theo quy định.
h) Trung tâm Thông tin của Bộ có trách nhiệm quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin học nội bộ của Bộ; chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ thực hiện chương trình quản lý văn bản, quản lý thông tin theo chế độ bảo mật trên mạng.
2. Thủ tục trình Bộ trưởng, Thứ trưởng giải quyết công việc:
a) Văn bản trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phải do Người đứng đầu cơ quan, đơn vị (hoặc cấp phó của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị khi được uỷ quyền) ghi rõ chính kiến (kể cả bản giải trình kèm theo, nếu có), ký trình và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản; nội dung tóm tắt trong phiếu trình phải thuyết minh rõ nội dung công việc cần giải quyết, kiến nghị hướng giải quyết cụ thể. Trường hợp nội dung trình phức tạp hoặc có liên quan đến cơ quan, đơn vị khác thì cơ quan, đơn vị trình phải có báo cáo giải trình chi tiết kèm theo phiếu trình và phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị có liên quan.
b) Văn bản, phiếu trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phải đúng thể thức, được gửi qua Văn phòng Bộ và phải có đầy đủ các hồ sơ, tài liệu kèm theo. Khi nhận được hồ sơ đề án, công việc của các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi trình Bộ trưởng, Thứ trưởng, Văn phòng Bộ có nhiệm vụ:
- Kiểm tra về mặt thủ tục: nếu hồ sơ đề án, công việc trình không đúng theo quy định, trong thời gian không quá 02 ngày làm việc, Văn phòng Bộ gửi lại đơn vị trình và nêu rõ yêu cầu để thực hiện đúng quy định. Đối với những vấn đề cần giải quyết gấp, Văn phòng Bộ làm Phiếu báo cho đơn vị, địa phương trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng.
- Kiểm tra về nội dung: nếu nội dung đề án, công việc không bảo đảm phù hợp giữa nội dung hồ sơ và nội dung của dự thảo văn bản sẽ ban hành; hồ sơ chưa đủ rõ để có thể đưa ra quyết định hoặc có những vấn đề chưa rõ, còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các đơn vị có liên quan, Văn phòng Bộ yêu cầu chủ đề án giải trình thêm hoặc theo uỷ quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách, Chánh Văn phòng Bộ tổ chức họp với chủ đề án và các đơn vị liên quan hoặc gửi văn bản lấy thêm ý kiến các đơn vị khác để xử lý và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực quyết định.
- Kiểm tra về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Nếu thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản không đúng quy định, trong thời gian 01 ngày làm việc, Văn phòng Bộ trả lại văn bản cho đơn vị chủ trì chỉnh sửa và nêu rõ lý do trả lại.
Trường hợp hồ sơ trình Bộ trưởng, Thứ trưởng ký văn bản đúng thủ tục quy định, Văn phòng Bộ phải hoàn chỉnh hồ sơ và thủ tục trình Bộ trưởng, Thứ trưởng theo quy trình trình ký văn bản của Bộ. Phiếu trình giải quyết công việc phải thể hiện rõ, đầy đủ, trung thành ý kiến của các cơ quan, đơn vị, kể cả ý kiến khác nhau; ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp theo dõi và ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Bộ. Phiếu trình giải quyết công việc phải kèm theo đầy đủ hồ sơ.
Văn phòng Bộ có trách nhiệm trình Bộ trưởng, Thứ trưởng hồ sơ trình giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, thời gian trình không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình đúng thủ tục.
Hồ sơ trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phải được Văn phòng Bộ lập danh mục (bao gồm cả hồ sơ trên máy tính) để theo dõi quá trình xử lý.
Điều 12. Thẩm quyền ký văn bản của Bộ trưởng, Thứ trưởng và Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ
1. Bộ trưởng ký các văn bản sau:
a) Văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền, văn bản quản lý hành chính của Bộ, các thoả thuận quốc tế, các văn bản về tổ chức bộ máy và nhân sự theo quy định của pháp luật;
b) Các văn bản trình các cơ quan lãnh đạo Trung ương Đảng, Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;
c) Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, hiệp định được Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền;
d) Phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án theo quy định về công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước và của Bộ;
đ) Quyết định giao kế hoạch dự toán thu, chi ngân sách hàng năm cho các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ theo quy định;
e) Văn bản uỷ quyền cho Trưởng ban Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Trưởng ban Ban Tôn giáo Chính phủ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Vụ trưởng, Chánh Thanh tra Bộ, Chánh Văn phòng Bộ giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng;
Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Khi đã được Bộ trưởng uỷ quyền bằng văn bản thì được ký thừa uỷ quyền (TUQ) và được dùng con dấu của Bộ.
g) Các quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng ngạch, chuyển ngạch công chức, viên chức, đi công tác, học tập trong nước, ngoài nước đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật (trừ những đối tượng Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã phân cấp cho Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ quyết định theo quy định của pháp luật).
2. Bộ trưởng giao cho các Thứ trưởng ký thay (KT) các văn bản sau:
a) Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của nhà nước và của Bộ, thanh lý tài sản cố định; các quyết định bổ sung kinh phí ngân sách hàng năm (nếu có) cho các cơ quan, đơn vị dự toán thuộc Bộ; quyết định phê duyệt quyết toán thu, chi ngân sách năm cho các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Bộ trưởng phân công phụ trách;
b) Một số văn bản quy định tại khoản 1 Điều này thuộc lĩnh vực hoặc khối phụ trách theo sự phân công cụ thể của Bộ trưởng;
c) Đối với những văn bản báo cáo Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Thường trực Ban Bí thư, Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban và các Ban của Quốc hội, Ban Cán sự đảng Chính phủ, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Ban Chỉ đạo Trung ương, Thường trực các Ban Chỉ đạo Trung ương, các Hội đồng Trung ương, Thường trực các Hội đồng Trung ương phải báo cáo xin ý kiến Bộ trưởng trước khi ký.
Khi Bộ trưởng vắng mặt, Thứ trưởng được Bộ trưởng ủy quyền lãnh đạo công tác, giải quyết công việc của Bộ ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, trừ các văn bản Bộ trưởng phải ký trực tiếp theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
3. Bộ trưởng giao Chánh Văn phòng Bộ, Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh các văn bản theo quy định tại các quyết định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ và theo từng văn bản cụ thể.
a) Văn bản ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng phải được Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực phê duyệt về nội dung trước khi ký ban hành (trừ những văn bản: đề nghị các Bộ, ngành, địa phương cung cấp thông tin phục vụ công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; xác nhận hồ sơ, lý lịch; phiếu chuyển đơn thư; giấy nghỉ phép năm theo quy định; giấy mời họp gửi các cơ quan hữu quan. Riêng thông tin về nhân sự thuộc diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Thủ tướng Chính phủ quản lý phải được sự ủy nhiệm của Bộ trưởng bằng văn bản và phải gửi báo cáo Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực sau khi phát hành). Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng;
b) Không được ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng các văn bản hành chính có nội dung mang tính quy phạm pháp luật, quyết định hành chính hoặc sự chỉ đạo bắt buộc thực hiện nếu không được ủy quyền của Bộ trưởng;
c) Trừ những trường hợp đã được phân công hoặc ủy quyền bằng văn bản của Bộ trưởng, các trường hợp ký thay, ký thừa lệnh phải có sự ủy quyền hoặc lệnh cụ thể của Bộ trưởng. Sau khi văn bản được ký phải báo cáo Bộ trưởng.
4) Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ được Bộ trưởng ủy quyền ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản về lĩnh vực quản lý nhà nước chuyên ngành theo quyết định riêng của Bộ trưởng và không được ủy quyền lại. Nội dung ký thừa ủy quyền phải được Bộ trưởng phê duyệt trước khi phát hành và phải báo cáo Bộ trưởng sau khi phát hành.
5. Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được phân công, phân cấp quản lý và phải có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Không được dùng con dấu của Bộ để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị mình, không được nhân danh Bộ khi sử dụng con dấu của đơn vị mình.
Điều 13. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ trong việc ban hành văn bản
1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý công tác văn thư ở cơ quan Bộ, phải kiểm tra, đồng thời chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Không phát hành những văn bản có nội dung trái với ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, trái với những văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nhà nước, trái với quy chế này và những văn bản chưa đủ thủ tục.
2. Văn phòng Bộ chỉ phát hành văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi đã có sự ủy quyền bằng văn bản hoặc lệnh cụ thể của Bộ trưởng ghi trong hồ sơ công việc thể hiện rõ việc ủy quyền hoặc lệnh của Bộ trưởng.
3. Văn bản đã phát hành cần sửa lại về nội dung thì phải do chính người đã ký văn bản đó ký lại văn bản mới hoặc do người trên một cấp ký đính chính bằng một văn bản khác.
4. Các văn bản ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh Bộ trưởng đều phải gửi một bản để báo cáo Bộ trưởng, trừ những bản xác nhận sơ yếu lý lịch, phiếu chuyển đơn thư, văn bản xác nhận thông tin để làm hộ chiếu công vụ, giấy mời họp gửi các cơ quan hữu quan.
5. Hàng tuần tổng hợp danh mục và thống kê phân loại các văn bản do Bộ phát hành để báo cáo Bộ trưởng và các Thứ trưởng.
6. Tổ chức việc lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, quản lý con dấu, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định của Luật Lưu trữ, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật khác.
7. Văn phòng Bộ theo nội dung của Quy chế này xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ; quy định về chế độ bảo mật và tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định này, định kỳ báo cáo Bộ trưởng; tiếp tục duy trì, cải tiến quy trình trình ký các loại văn bản do Bộ ban hành, quy trình xử lý công văn đi và đến của Bộ.
Điều 14. Kiểm tra việc thực hiện văn bản
1. Đơn vị tự kiểm tra:
a) Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm thường xuyên tổ chức tự kiểm tra việc thi hành các văn bản, công việc được giao tại đơn vị, phát hiện các vướng mắc và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời;
b) Định kỳ hàng tháng và trong trường hợp cần thiết, Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ báo cáo Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực chuyên môn tình hình thực hiện các văn bản, các công việc được Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng giao theo thẩm quyền của đơn vị mình.
2. Bộ tiến hành kiểm tra:
a) Bộ tiến hành kiểm tra bằng những hình thức sau:
- Bộ trưởng, Thứ trưởng, người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, các công chức, viên chức được giao nhiệm vụ kiểm tra tiến hành làm việc trực tiếp tại đơn vị cần kiểm tra để nắm tình hình;
- Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng yêu cầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ báo cáo bằng văn bản về tình hình và kết quả thực hiện các văn bản, công việc được giao;
- Bộ trưởng uỷ quyền cho Người đứng đầu đơn vị cấp Vụ, Cục, Ban chủ trì việc kiểm tra hoặc quyết định thành lập các đoàn kiểm tra việc thi hành các văn bản trong từng lĩnh vực công việc cần tập trung chỉ đạo trong từng thời kỳ. Đơn vị chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng đề cương kiểm tra, trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực phê duyệt và triển khai thực hiện;
- Kiểm tra thông qua tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết việc thực hiện (hình thức này được áp dụng đối với những chương trình, dự án lớn);
- Hình thức khác do Bộ trưởng quyết định.
b) Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ sau khi tiến hành kiểm tra phải có văn bản báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách kết quả kiểm tra, đồng thời có văn bản thông báo cho đơn vị được kiểm tra và các đơn vị có liên quan trong Bộ biết. Nếu phát hiện có sai phạm thì xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định;
Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ được giao nhiệm vụ kiểm tra có trách nhiệm theo dõi việc xử lý sai phạm sau khi kiểm tra (nếu có), đồng thời yêu cầu đơn vị được kiểm tra khắc phục những sai phạm theo quyết định của cấp có thẩm quyền, báo cáo kết quả khắc phục sau kiểm tra với Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực.
c) Văn phòng Bộ tổng hợp chung, báo cáo bằng văn bản với Bộ trưởng, Thứ trưởng tình hình kiểm tra việc thi hành các văn bản, các công việc được Bộ trưởng, Thứ trưởng giao hoặc tại Hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm và Hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ.