Ảnh minh họa (Nguồn: Internet)
Ngoảnh đi ngoảnh lại đã mấy chục năm trôi qua kể từ lúc vào cơ quan nhà nước rồi về hưu. Năm 1977, nói theo ngôn ngữ thời nay thì tôi được xét tuyển vào Ban Tổ chức Chính phủ, bây giờ là Bộ Nội vụ. Lúc được sếp giao việc, tôi nhận 5, 6 cái cặp đựng tài liệu lưu lại của các vị làm việc trước tôi. Gọi là cặp cho oai, chứ chính ra là hai mảnh bìa giấy, cát tông ghép lại, rồi có giây buộc khi dùng xong gấp lại cất đi. Loại cặp này thời đó rất phổ biến, mở tủ tài liệu ra là cả một đống. Các loại văn bản như nghị định, thông tư, chỉ thị rồi các tờ trình giải quyết việc này, việc kia đều được lưu lại trong mấy cái cặp đó.
Hồi đó, không như bây giờ có tập huấn, bồi dưỡng cho công chức mới thi đỗ vào công vụ, qua đó dạy công chức về các công việc thường ngày như viết một cái giấy mời họp, soạn thảo văn bản hành chính, phân biệt các loại văn bản pháp luật...Cho nên mấy cái cặp tài liệu trông thế thôi nhưng rất đáng quý đối với tôi. Một loạt các việc của bộ này, tỉnh kia trình Chính phủ giải quyết được sử lý ra sao, trình tự thế nào...đều được lưu giữ đầy đủ trong các cặp tài liệu đó. Tôi học được khá nhiều thứ từ mớ tài liệu lưu lại, ví dụ như viết tờ trình lãnh đạo, đề xuất giải quyết vấn đề này, vấn đề kia ra sao...
Ý định có trong tay nghị định này, thông tư kia để sử dụng thường xuyên quả là khó. Cả cơ quan chỉ có một, hai người đánh máy, cho nên nhờ đánh lại một văn bản pháp luật thì không đơn giản. Mọi thứ đều làm thủ công, kể cả in tài liệu. Tôi nhớ hồi đó có việc cần đọc các văn bản pháp luật từ 1946 đến 1954 về tổ chức chính quyền địa phương thì phải vào bộ phận công báo để xin tra cứu mà không phải cơ quan hành chính nào cũng có bộ phận công báo. Đọc rồi chép tay những đoạn cần. Rất thủ công. Thời thế vậy mà.
Cái đáng nhớ thứ hai cũng lại liên quan nhiều tới giấy tờ, văn bản. Hồi đó, chuyện xin ý kiến vào dự thảo văn bản này, văn bản kia đều phải là gửi văn bản giấy, trong hay ngoài cơ quan, tổ chức đều vậy. Cái nào nội dung ít thì số trang ít, còn có những lần xin ý kiến mà dự thảo văn bản gửi đi cỡ trăm trang cũng không phải chuyện hiếm.
Cái đáng nhớ thứ ba là về chuyện họp hành. Thời nay hay thời đó thì nước ta vẫn là họp quá nhiều. Hơi tý là họp. Họp 2 đến 3 người, rồi 10, 15 người và 50 cho đến trăm người. Tất cả đều là họp hoặc hội nghị chứ không nhiều từ hay ho như sau này thời mở cửa là hội thảo, tọa đàm, diễn đàn...Ấn tượng nhất đối với tôi là họp tổng kết năm của cơ quan. Đã họp tổng kết năm là có đại diện của các bộ, ngành trung ương và của lãnh đạo Ban Tổ chức chính quyền các tỉnh. Năm nay họp ở Hà Nội thì sang năm dứt khoát phải ở đâu đó không phải Hà Nội, ví dụ ở thành phố Hồ Chí Minh. Họp kiểu này không đơn thuần là họp, mà còn là giao lưu, gặp gỡ bạn bè, người quen...Các tỉnh trong nam thì có dịp ra bắc khi họp ở phía bắc và các tỉnh phía bắc thì có điều kiện vô nam khi địa điểm họp là ở phía nam. Tất nhiên chi phí đi lại, rồi ăn ở cho kiểu họp trực tiếp như vậy là không nhỏ.
Cái đáng nhớ cuối cùng muốn kể ở đây chính là không khí làm việc túc tắc, bình bình tại cơ quan thời đó. Mọi thứ theo kiểu thủ công nên chu trình, quy trình, thủ tục cũng theo kiểu thủ công mà triển khai. Đã thủ công là gắn với giấy tờ, là sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên.
Đem 4 cái đáng nhớ này so với thời nay mới thấy có sự thay đổi ghê gớm. Mà cái sự thay đổi ghê gớm này lại liên quan trực tiếp với công nghệ thông tin. Không thể hình dung thời nay, công chức làm việc mà không vận dụng, không liên quan chút nào tới IT.
Bước vào cơ quan là camera an ninh đã nhận diện người cơ quan hay người ngoài cơ quan, rất nhiều hành vi được ghi lại và khi cần thì xem xét, đối chứng. Vào thang máy cứ tưởng kín nhưng có biết đâu rằng hình mình đã bị ghi lại. Nhìn vào màn hình tại bộ phận an ninh, bảo vệ của cơ quan mới thấy mức độ tiện lợi của IT trong hoạt động giám sát, kiểm tra của cơ quan.
Rồi đến việc vào mạng tra cứu, tìm tài liệu là đã khác xa thời trước. Gần như cái gì cũng có. Trừ tài liệu mật, còn các loại văn bản, nghị quyết, tài liệu... của các cơ quan trong hệ thống chính trị nước ta đều có thể tra cứu trên mạng. Rất tiện lợi, rất nhanh chóng. Hầu như không cần lưu tài liệu, lưu văn bản nếu không thật sự cần thiết, bởi khi cần tìm lại rất nhanh là có. Đấy là nói tài liệu trong nước. Tài liệu nước ngoài cũng vô tư, qúa nhiều để tham khảo, miễn là có ngoại ngữ. Sẽ là quá đáng tiếc nếu công chức soạn thảo thể chế, chính sách trên các lĩnh vực cho cả nước lại không thể tham khảo tài liệu nước ngoài bằng tiếng nước ngoài.
Việc xin ý kiến tham gia vào các dự thảo văn bản thông qua mạng đã trở nên nhanh chóng và thuận lợi. Thậm chí rất nhiều thứ theo quy định buộc phải công khai lấy ý kiến tham gia của người dân, tổ chức trên môi trường mạng. Giả sử không có IT thì chắc lại làm như thời trước và do đó chắc chắn sẽ tốn kém, mất khá nhiều thời gian.
Với IT, họp trực tuyến từ nhiều năm nay đã trở thành bình thường trong hoạt động công vụ. Đặc biệt, công tác phòng, chống dịch COVID-19 vừa qua đã cho thấy tác dụng to lớn của các phiên họp trực tuyến của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với các bộ và các tỉnh.
Có thể nói với IT đã tạo ra sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc của các cơ quan hành chính. Rất nhiều thứ thay đổi. Thay đổi về nhận thức, tác phong, thái độ làm việc của công chức cho đến những tác động đem lại nhờ áp dụng IT như các phần mềm quản lý chương trình làm việc, thư điện tử, chữ ký số, họp trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến mức độ 1, 2, 3 và 4...Và những thay đổi này cũng lại tạo ra tác động to lớn trong phục vụ dân, tổ chức. IT và bộ phận một cửa là minh chứng rõ nét nhất cho nỗ lực cải cách hành chính thông qua ứng dụng công nghệ thông tin mang lại sự phục vụ tốt nhất cho người dân, doanh nghiệp.
Giờ đây, ngồi suy tư về IT trong hành chính mà cũng không hết băn khoăn. Băn khoăn không biết liệu mình có theo kịp bước tiến của IT. Nay mai xã hội số, kinh tế số, rồi Chính phủ số thì công chức là cái gì nhỉ? Đã Chính phủ số, thì bộ vốn thuộc cơ cấu Chính phủ chắc đương nhiên phải là bộ số. Mà đã bộ số thì vụ thuộc bộ phải là vụ số và do đó công chức thuộc vụ hẳn phải là công chức số. Mỗi công chức chẳng còn tên họ như kiểu bây giờ, mà số hóa hết. Số hóa để còn tương tác, để còn vạn vật kết nối chứ! Cái gì cũng có khả năng kết nối với cái khác. Càng nghe càng thấy rối rắm. Rồi lại thấy bảo mấy năm nữa, gần 100% công việc của Chính phủ, của bộ là giải quyết, xử lý trên môi trường mạng. Công chức cứ ở nhà làm việc, giải quyết các vấn đề do mình phụ trách, rồi trình bẩm sếp...đều trên mạng. Bất đắc dĩ lắm mới phải đến cơ quan, mà cơ quan thì nhỏ lại, hầu như lúc nào cũng vắng tanh. Quá lý tưởng cho tiết kiệm chi phí hành chính. Rồi lại đến chuyển đổi số nữa chứ, nghe cứ loạn hết cả lên. Thôi mình hưu rồi chẳng lo. Kệ hội công chức trẻ lo những chuyện kiểu đó vậy. Dù sao muốn số kiểu gì thì trái đất chắc vẫn quay và ta vẫn cứ sống, cho dù sống số hóa ít đi chút cũng không sao.
Và để rồi 25 năm nữa, Trung tâm Thông tin hay Trung tâm chuyển đổi số lại mời ai đó viết bài nhân 100 năm thành lập Bội Nội vụ thì chắc bài viết về công nghệ thông tin trong hành chính phải phong phú biết chừng nào./.
Bài viết nhân kỷ niệm 75 năm thành lập Bộ, ngành Nội vụ của TS. Đinh Duy Hòa, nguyên Vụ trưởng Vụ Cải cách hành chính, Bộ Nội vụ