BỘ NỘI VỤ

Giới thiệu một số nội dung cơ bản về chuyên đề “Chuyển đổi số và dữ liệu số”, Tiến sĩ Nguyễn Nhật Quang, Viện trưởng Viện Khoa học và công nghệ (VINASA), Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam cho biết, các cuộc Cách mạng công nghiệp ra đời đã mang đến hệ quả như: thay đổi phương thức sản xuất dẫn đến thanh đổi hệ giá trị, thay đổi văn hóa và các quan hệ xã hội; thay đổi cấu trúc và phương thức vận hành của mọi tổ chức.

Từ đó, dẫn đến các cách thức ứng xử khác nhau, như: đóng cửa để tự bảo vệ; thận trọng quan sát hay thay đổi để thích nghi, tận dụng cơ hội mới, chủ động tham gia.

Vì vậy, nếu không muốn thay đổi thì mọi thứ xảy ra đều là thách thức.

Theo Tiến sĩ Nguyễn Nhật Quang, chuyển đổi số không phải là xây dựng một thế giới số thay cho thế giới thực mà là quá trình thế giới thực tự thay đổi với việc tích hợp công nghệ số để trở nên thông minh sơn, hiệu quả hơn.

Tiến sĩ Quang cũng nhấn mạnh 02 nguyên lý của chuyển đổi số, đó là: (i) Chuyển đổi số là quá trình tự thay đổi một cách có hệ thống. (ii) Chuyển đổi số là đổi mới sáng tạo với dữ liệu số và kết nối.

Về hệ sinh thái chuyển đổi số tổ chức

Thứ nhất, chuyển đổi phương thức hoạt động là sử dụng dữ liệu số và kết nối số để đổi mới sản phẩm, dịch vụ; tổ chức lại quy trình hoạt động dựa trên dữ liệu số và kết nối số; thay đổi phương thức quản trị, ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Thứ hai, dữ liệu số và kết nối là trung tâm của hệ sinh thái, vì vậy, năng lực dữ liệu và năng lực kết nối quyết định mức độ thông minh và hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Thứ ba, an ninh - an toàn số là yếu tố quan trọng sống còn.

Thứ tư, chuyển đổi toàn bộ cấu trúc doanh nghiệp là chuyển đổi đồng bộ cả con người, thể chế và công nghệ để hoạt động theo mô hình mới, phương thức mới.

Về nội dung các hệ thống thực - số, đích đến của chuyển đổi số, Tiến sĩ Nguyễn Nhật Quang cho biết, các hệ thống thực - số là mở rộng của các hệ thống vật lý - số bằng việc bổ sung thành phần con người (xã hội) và nhấn mạnh vào năng lực dữ liệu. Con người được kết nối với nhau và kết nối với thế giới vật lý, trao đổi dữ liệu, thông tin và tri thức để tạo thành một hệ thống thống nhất.

Yếu tố công nghệ số liên quan là internet vạn vật hay các thực thể vật lý, xã hội được kết nối với nhau, với dữ liệu dùng chung và có các quy trình thu thập, trao đổi và xử lý dữ liệu.

Việc tăng cường năng lực thu thập, xử lý và phân phối thông tin nhờ công nghệ số giúp việc sử dụng vật chất và năng lượng hiệu quả hơn đồng nghĩa với việc hệ thống trở nên thông minh hơn.

Các hệ thực - số là mô hình phù hợp hơn để hiểu đúng về chuyển đổi số vì nhấn mạnh vào yếu tố con người như một hợp phần của hệ thống. Ví dụ: các sản phẩm thông minh, đô thị thông minh, doanh nghiệp thông minh, quốc gia thông minh.

Về dữ liệu và kết nối trong một tổ chức, Tiến sĩ Quang cũng cho biết, dữ liệu ở đây được hiểu là toàn bộ năng lực dữ liệu: thu thập, phân tích, lưu trữ, sử dụng và bảo vệ dữ liệu của một tổ chức. Năng lực dữ liệu được tăng cường nhờ các công nghệ số như Big data analytic, AI, Block chain… Tính thống nhất dữ liệu là yêu cầu bắt buộc. Dữ liệu càng thống nhất thì giá trị càng cao.

Kết nối được hiểu không chỉ là khả năng kết nối qua internet mà là kênh trao đổi thông tin thường xuyên và hữu ích giữa hai chủ thể. Tính tin cậy, tính chính danh quyết định hiệu quả của kết nối. Không có kết nối tin cậy thì không có giao dịch.

Dữ liệu và kết nối liên quan mật thiết đến nhau và không thể tách rời, không có dữ liệu thì kết nối không có hiệu quả, không có kết nối thì không có trao đổi, tích lũy và phân phối dữ liệu.

Dữ liệu và kết nối vốn vẫn hiện hữu trong mọi tổ chức nhưng chưa được sắp xếp một cách hệ thống và thường được thu thập, ghi nhận và xử lý thủ công. Dữ liệu thường được lưu chuyển thông qua tài liệu (án tại hồ sơ).

Chuyển đổi số trước hết liên quan đến tái tổ chức dữ liệu và kết nối đồng thời tăng cường năng lực xử lý dữ liệu bằng cách tích hợp các công nghệ số phù hợp, trên cơ sở đó đổi mới sáng tạo mọi mặt hoạt động. Chuyển đổi số thực chất là chuyển từ hoạt động dựa trên lưu chuyển tài liệu sang hoạt động dựa trên dữ liệu.

Về năng lực dữ liệu, bao gồm:

Thu thập: Mức độ “thông minh” của một tổ chức phụ thuộc vào năng lực thu thập thông tin (thông qua thu thập dữ liệu) kịp thời, chính xác về các diễn biến bên ngoài cũng như về các hoạt động nội bộ của tổ chức.

Lưu trữ, bảo quản: Dữ liệu sẽ ngày càng nhiều, cần đầu tư thích đáng cho lưu trữ dữ liệu (các cơ sở dữ liệu, hồ dữ liệu…). Dữ liệu cần liên tục được làm sạch, làm giàu (đúng - đủ - sạch - sống) và đảm bảo an ninh an toàn.

Phân tích: Dữ liệu chỉ có ích khi được phân tích, xử lý thành thông tin hữu ích.

Phân phối, sử dụng: Dữ liệu sau khi xử lý cần được phân phối đến mọi vị trí công tác, đến các đối tác và các chủ thể liên quan khác đồng thời dùng để thông minh hóa sản phẩm, dịch vụ và mọi mặt hoạt động của của tổ chức.

Thu thập dữ liệu - Mọi công việc được ghi lại dưới dạng dữ liệu số

Một là, mọi công việc trong bộ máy cần được ghi lại dưới dạng dữ liệu. Dữ liệu này cần được xử lý để liên tục hoàn thiện các quy trình công tác.

Hai là, mỗi công việc cần được mô tả đầy đủ các thông tin về mục tiêu, kế hoạch, quá trình thực hiện, kết quả kiểm tra đánh giá, các điều chỉnh cần thiết (PDCA) cũng như các thông tin về nguồn lực cần thiết để phục vụ công việc.

Ba là, mỗi công việc sau khi kết thúc cần được đánh giá và đề xuất các điều chỉnh cải thiện cho lần sau.

Bốn là, dữ liệu về hoạt động chứa đựng tri thức ẩn. Các thuật toán xử lý dữ liệu hiện đại cho phép trích xuất thông tin và tri thức có giá trị từ dữ liệu hoạt động.

Năm là, khái niệm hồ sơ cần được mở rộng, không chỉ bao gồm các tài liệu mà cả các gói dữ liệu với chữ ký số theo luật giao dịch điện tử sửa đổi.

Hạ tầng dữ liệu thống nhất - Tiền đề của sự thông minh

Một là, dữ liệu đã và đang trở thành tài sản quốc gia quan trọng và cần có luật dữ liệu để điều chỉnh loại tài sản quan trọng này.

Hai là, tính thống nhất của dữ liệu trên quy mô toàn quốc là quan trọng.Có trục liên thông chia sẻ dữ liệu nhưng không có mô hình dữ liệu thống nhất và các quy chuẩn dữ liệu thì chia sẻ cũng không mang lại hiệu quả.

Ba là, việc thống nhất dữ liệu cần áp dụng cho cả liên ngành cũng như giữa các cấp từ trung ương đến địa phương. Tình trạng không chia sẻ liên ngành được gọi là cát cứ dữ liệu, cấp trên không chia sẻ cho cấp dưới được gọi là tập quyền dữ liệu và cần phải tránh.

Bốn là, hạ tầng dữ liệu quốc gia không phải xây một lần là xong mà cần làm từng bước theo một chiến lược dữ liệu nhất quán, trong đó bao gồm quy hoạch hệ thống các cơ sở dữ liệu và kết nối của chúng với nhau cũng như các quy chuẩn và quy chế liên quan.

Thiết kế lại vị trí việc làm và các quy trình vận hành

Một là, thiết kế lại vị trí việc làm. Tách những việc máy có thể làm tốt hơn người. Sử dụng robot phần mềm để làm thay những công việc đó.

Hai là, gom những việc người làm tốt hơn máy để thiết kế các vị trí việc làm mới và đào tạo lại cán bộ công chức theo các yêu cầu công việc mới.

Ba là, hệ thống điều hành phải vừa chặt chẽ, tự động hóa cao vừa phải linh hoạt, hỗ trợ mọi hình thức giao việc (công việc theo quy trình, theo dự án, theo chức trách, giao việc trực tiếp, công việc tự đề xuất…).

Bốn là, thiết kế lại quy trình. Lấy dữ liệu làm trung tâm, mô hình thông tin thống nhất. Lưu chuyển dữ liệu thay cho lưu chuyển tài liệu. Đơn giản hóa triệt để các quy trình, thủ tục dựa trên kết nối tin cậy và dữ liệu dùng chung.

Chuyển đổi số quản trị - Quản trị thông minh

Một là, chất lượng quản trị của một tổ chức phụ thuộc vào chất lượng ra quyết định ở mọi cấp.

Hai là, sử dụng dữ liệu số và năng lực phân tích dữ liệu vượt trội để xác định các mục tiêu chiến lược các kết quả cần đạt được và điều chỉnh chiến lược một cách chính xác và kịp thời.

Ba là, sử dụng kết nối số để truyền thông chiến lược trong toàn bộ tổ chức, đảm bảo mọi thành viên nhận thức rõ mục tiêu chung trong từng thời kỳ.

Bốn là, lựa chọn chính xác nhân sự để giao thực hiện các công việc cụ thể.

Năm là, biến tổ chức thành một tổ chức học tập, có khả năng tích lũy tri thức và phân phối thông tin, tri thức cần thiết đến mọi vị trí công tác.

Sáu là, xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh, đặc biệt là văn hóa đổi mới sáng tạo, văn hóa chia sẻ thông tin, tri thức.

Quản trị thông minh - Quyết định dựa trên dữ liệu

Thứ nhất, thông qua thu thập và xử lý dữ liệu để có thông tin kịp thời và chính xác. Căn cứ vào thông tin có được và tri thức đã tích lũy được để ra quyết định hành động (lựa chọn mục tiêu, bố trí nhân sự và dự toán nguồn lực). Thu nhận thông tin phản hồi để đánh giá hiệu quả hành động và tích lũy ngược trở lại vào tri thức, tự hoàn thiện hệ thống.

Thứ hai, đảm bảo khả năng phân phối tri thức, kinh nghiệm đến từng vị trí công tác. Các quyết định ở mọi cấp được dựa trên dữ liệu khách quan.

Tri thức tập thể và tổ chức học tập

Một là, sử dụng công nghệ số để nâng cao khả năng lưu trữ, tích lũy dữ liệu, tài liệu, thông tin, tri thức, kỹ năng của tập thể.

Hai là, mỗi cá nhân có thể sử dụng tri thức tập thể cùng với tri thức của bản thân để hoàn thành tốt nhất công việc của minh. Năng lực của mỗi cá nhân được nâng cao nhờ tri thức tập thể.

Ba là, mỗi nhân viên phải liên tục học tập, kiến thức thu thập được phải được ghi nhận lại trong hệ thống để trở thành tri thức chung của tổ chức.

Bốn là, mỗi công việc đã thực hiện phải được phân tích, đánh giá, ghi lại để trở thành kinh nghiệm chung.

Năm là, mỗi cải tiến dù lớn dù nhỏ, nếu đã chứng minh được hiệu quả phải trở thành cách làm mới cho tất cả mọi người, qua đó hệ thống sẽ có khả năng liên tục tự hoàn thiện.

03 nguyên tắc và 05 nhóm vấn đề

Tiến sĩ Nguyễn Nhật Quang cũng nêu ra 03 cặp nguyên tắc cần tuân thủ khi chuyển đổi số, gồm: (i) Quá trình tự thay đổi nên phải tự làm và làm chủ được quá trình chuyển đổi. Lãnh đạo các cấp phải tham gia. (ii) Mọi người, mọi bộ phận, mọi hoạt động đều cần chuyển đổi. (iii) Đồng bộ với môi trường xung quanh, đồng bộ trong nội bộ. Chọn lĩnh vực có tác động lan tỏa để đột phá.

Đồng thời, đưa ra 05 nhóm vấn đề cần giải quyết đồng bộ, gồm: (i) Con người: nhận thức, động lực; năng lực số; văn hóa đổi mới sáng tạo, văn hóa chia sẻ. (ii) Quản trị thực thi: kế hoạch cụ thể, phân công chi tiết, đo lường nỗ lực, thưởng phạt dựa trên kết quả; ưu tiên chuyển đổi số bản thân hoạt động quản trị thực thi. (ii) Công nghệ: nền tảng dữ liệu thống nhất; nền tảng kết nối an toàn, tin cậy; nền tảng ứng dụng linh hoạt. (iv) Thể chế: hành lang pháp lý; tiêu chuẩn, quy chuẩn; các quy chế nội bộ. (v) Lộ trình: lựa chọn đúng ưu tiên, bắt đầu từ nền tảng; xác định rõ mục tiêu, định hượng hóa kỳ vọng.

“Quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả quyết định thành bại của chuyển đổi số”,  Tiến sĩ Nguyễn Nhật Quang nhấn mạnh.

Về yếu tố con người, Tiến sĩ Quang cho rằng, trong chuyển đổi số có ba vấn đề thuộc yếu tố con người là nhận thức, năng lực và văn hóa. Nhận thức và động lực là yếu tố tiên quyết. Môi trường kinh tế - xã hội hiện nay đòi hỏi bổ sung năng lực số vào phần năng lực cốt lõi của các cá nhân. Năng lực số bao gồm nhận thức, kiến thức về công nghệ số, kỹ năng sử dụng thành thạo các công nghệ số liên quan cũng như văn hóa ứng xử với nhau trên môi trường số.

Năng lực của từng cá nhân luôn là nền cho tảng năng lực của cả tổ chức. Năng lực cá nhân có 03 thành phần là kiến thức, kỹ năng và thái độ. Ở cấp độ tổ chức, nhận thức, kỹ năng và văn hóa cần được cụ thể hóa thành các quy trình, quy chế chia sẻ dữ liệu, thông tin, tri thức cũng như xây dựng văn hóa chia sẻ, dùng chung và đặc biệt là văn hóa đổi mới sáng tạo.

Đổi mới sáng tạo và tinh thần Kaizen phải được tích hợp chặt chẽ vào hoạt động hàng ngày của mỗi cá nhân cũng như của toàn bộ tổ chức. Mô hình tổ chức có thể chuyển đổi để linh hoạt hơn, hiệu quả hơn. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu, quyền truy cập dữ liệu sẽ là một cấu phần quan trọng của trách nhiệm, quyền hạn cá nhân trong một tổ chức.

Thể chế và quy chế

Thứ nhất, thể chế là môi trường pháp lý bên ngoài (cả trong nước và quốc tế): Các quy định pháp luật; Thể chế kinh tế xã hội đang thay đổi nhanh (Định danh số, chữ ký số, giao dịch điện tử…) đòi họi mỗi tổ chức cần thay đổi để thích nghi.

Các quy chế vận hành của tổ chức: Phương thức hoạt động của tổ chức thể hiện thông qua các quy chế, quy trình, tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật. Các yếu tố này quy định cách thức các chủ thể tương tác với nhau để đạt được mục tiêu chung; Thể chế hiện hành thể hiện phương thức làm việc hiện tại. Khi thay đổi phương thức vận hành các quy chế, quy chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật cần được thiết kế lại; Việc xây dựng và sử dụng các phần mềm mô phỏng các quy trình hiện hành thường không mang lại hiệu quả cao và dễ thất bại; Hệ thống quy chế mới phải được thiết kế đồng bộ với công nghệ mới và phù hợp với năng lực của đội ngũ cán bộ công chức.

An ninh, an toàn trong môi trường thực - số

Một là, kết nối số tăng khả năng thu thập thông tin từ bên ngoài đồng thời mở cửa cho các nguy cơ xâm nhật trái phép hệ thống. Thông tin, tri thức được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số tạo ra nguy cơ tấn công làm tê liệt, thậm chí hủy hoại hệ thần kinh doanh nghiệp, thậm chí tấn công phá hủy các thành phần vật lý của hệ thống.

Hai là, công nghệ số có thể giúp tăng cường an ninh, an toàn trước các nguy cơ truyền thống. Tuy nhiên trong môi trường thực số việc tăng cường đảm bảo an ninh - toàn toàn mạng cần được quan tâm đầu tư ngang bằng hoặc hơn cả việc bảo vệ các tài sản vật lý.

Ba là, an ninh, an toàn phải được đảm bảo ngay từ khâu thiết kế hệ thống.

Bốn là, an ninh, an toàn không chỉ là vấn đề công nghệ mà phải được đảm bảo bằng cả các giải pháp về con người và thể chế.