BỘ NỘI VỤ

Công văn là một trong những phương thức công tác phản ánh sự hoạt động của cơ quan nhà nước. Nội dung của công văn phải thể hiện đúng mối liên hệ giữa các cơ quan cấp trên, cấp dưới với nhau trong nhiệm vụ quyền hạn của mỗi tổ chức.

Thế nhưng, tình trạng hiện nay thường thấy là có những việc lặt vặt đã giải quyết cũng gửi văn bản đi nhiều cấp “để biết”; sao gửi chỉ thị, nghị quyết một cách tràn lan; dự thảo đề án chưa được thông qua cũng gửi đi để “tranh thủ” ý kiến; có những vấn đề thuộc thẩm quyền của cơ quan giải quyết nhưng gửi vượt cấp.

Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do bệnh quan liêu hình thức, sính văn bản, giấy tờ; thủ tục hành chính còn rườm rà; chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Cán bộ nhầm tưởng rằng cứ gửi nhiều báo cáo là xong việc mà không theo dõi đôn đốc giúp đỡ địa phương, không kiểm tra công việc thực tế, phải rút bớt thời giờ viết công văn, thêm nhiều thời giờ công tác thực tế.

Giải pháp cho tình trạng này trước tiên là phải rà soát thủ tục hành chính, quy định rõ ràng, cụ thể và công khai hóa những giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức; kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ bất hợp lý, không thật cần thiết; nghiêm cấm các cơ quan, công chức tự đặt ra những loại giấy tờ trái quy định. Tiếp đến, cần chuẩn hóa, ban hành đồng bộ và công khai các loại mẫu biểu giấy tờ hành chính cần thiết và thống nhất trong toàn quốc. Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ hành chính nhằm giảm bớt sử dụng tài liệu giấy...

Quy định cụ thể và quản lý chặt việc sao chụp và gửi các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng như ra ngoài cơ quan, đơn vị; không gửi vượt cấp hoặc gửi cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân khác để biết hoặc để tham khảo, để thay cho báo cáo công việc đã làm.

Cuối cùng, phân cấp trung ương, địa phương và giữa 3 cấp ở địa phương phải rõ ràng; quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cấp, của từng chức danh, việc gì tự giải quyết không phải xin ý kiến cấp trên,việc gì phải xin ý kiến...; phân định chức năng giữa các cơ quan phải rõ ràng, không chồng chéo, một việc phải có người chịu trách nhiệm chính, không cần nhiều cơ quan, tổ chức tham gia cùng một việc. Như vậy, sẽ tránh phải họp bàn để thống nhất từ chuyện lớn đến chuyện nhỏ, khỏi gửi văn bản xin ý kiến.

Điều quan trọng là phải tạo được sự thay đổi “thói quen” trong thao tác hành chính “cổ điển” của cán bộ, công chức trong bộ máy hành chính. Đây là bước thay đổi cơ bản về mặt ý thức, tâm lý của đại bộ phận cán bộ, công chức, tiến đến một nền hành chính chính quy hiện đại, hiệu quả, hiệu lực.